Sempre più spesso si sente parlare di organizzazione di eventi e la figura dell’Event Planner ha lo scopo di organizzare e coordinare con estro e laboriosità un meeting, una conferenza, un galà, un matrimonio o una festa di compleanno.
Quindi con questo nostro articolo sarai in grado di organizzare un evento coi fiocchi senza commettere errori soprattutto nella scelta del catering.
Chiedersi quale obiettivo dare all’evento
Conoscere bene lo scopo che ha l’evento che si vuole organizzare è alla base della riuscita dell’evento stesso. Fondamentale è chiedersi perché lo si sta organizzando se è solo per attirare l’attenzione o per stimolare il passaparola. Qualunque sia la motivazione bisogna farla propria e tenerla sempre a mente.
A chi è diretto l’evento? Qual è il tuo target?
Dopo aver chiarito l’obiettivo del tuo evento, dovrai riflettere riguardo alle persone che vi prenderanno parte. Che genere di persone vorresti attirare all’evento: giornalisti, giovani, liberi professionisti? Le categorie sono veramente tante e differenziate tra loro e sapere chiaramente a chi è diretto lo rende tagliato su misura. Questo perché bisogna catturare le aspettative del tuo pubblico e soddisfarle al massimo. Per un evento diretto a giornalisti e ad autorità di un certo livello il tipo di mobilio da usare non sarà di certo informale!
Questo è un passaggio fondamentale!
La location da scegliere per il tuo evento
Gli invitati all’evento hanno naturalmente delle aspettative che non vanno assolutamente deluse e la scelta del luogo dove organizzare l’evento fa la differenza. Ogni evento, dal meeting alla grande cerimonia, avrà una sua tipologia di location, perché alcune saranno più adatte, rispetto ad altre, a caratterizzare quel momento.
Un capannone potrebbe essere il luogo d’incontro per una grande festa mentre un centro congressi la soluzione ideale per ospitare un meeting. Il consiglio che mi sento di darti è quello di non fidarti del passaparola ma di verificare nella realtà la struttura prima di sceglierla come location finale.
Qual è il budget da investire nell’evento?
Sicuramente prima di tutto è indispensabile conoscere la disponibilità economica da investire nella preparazione di un evento. Da tenere in considerazione anche le eventuali entrate economiche esterne come quella, ad esempio, di uno sponsor. L’investimento totale andrà valutato con attenzione considerando soprattutto le spese extra che potrebbero presentarsi in seguito. Se ci dovessero essere dei collaboratori si penserà di accantonare le loro retribuzioni e se si dovrà offrire un servizio catering si metterà da parte il budget necessario per la spesa del cibo.
Sono alcuni esempi alla voce spese che vanno considerate anticipatamente insieme a quelle standard. Per chi è residente a Roma vi consigliamo il laboratorio di catering a Roma Events365.it.
Con che mezzi promuovere l’evento?
Il 50% circa della riuscita dell’evento è in mano ai mezzi che userai per promuoverlo.
Come prima cosa manda inviti!!!
Questo perché se il biglietto d’invito all’evento è fatto male o non funziona sicuramente non convincerai nessuno a parteciparvi. Gli inviti non sono solo cartacei ma funziona moltissimo anche il passaparola e l’invito digitale, quello fatto con Facebook per intenderci, anche se risulta alla fine molto poco personale. Con l’uso dei social si raggiunge facilmente chiunque con nessuna spesa economica.
Rendere l’evento indimenticabile
Per prolungare il ricordo dell’evento nel tempo si può chiamare e ringraziare tutti gli invitati che hanno partecipato al tuo incontro.
Un altro modo per farlo rimanere impresso sarà quello di ingaggiare un fotografo che scatti foto o faccia video della giornata. Gli scatti più belli potrebbero essere postati sui social e rendere pubblico l’evento appena trascorso.
Con la scelta del gadget, infine, si va sul sicuro come per un vecchio classico.
